Così si trasforma la collaborazione in ufficio
Il digital workplace “ideale”
Nel 2018, una ricerca globale condotta da Aruba, The Right Technologies Unlock the Potential of the Digital Workplace, poneva l’accento sui benefici del digital workplace per le risorse umane aziendali, mostrando come essi andassero oltre la produttività. Noi di Mylia crediamo che digital transformation significhi, più di ogni altra cosa, utilizzo di tecnologie all’avanguardia per migliorare la comunicazione, la collaborazione in team, l’accesso, la condivisione e l’aggiornamento di informazioni e contenuti. Guardiamo quindi ai digital workplaces come ecosistemi virtuali che creano nuovi spazi di lavoro unendoli a tecnologie di comunicazione di nuova concezione. La collaborazione può essere più o meno estesa ma è di certo una collaborazione capillare e inclusiva, in grado di sostituirsi e porre rimedio a ogni forma di collaborazione differita e asincrona e di ottimizzare i processi HR.
La digital collaboration tra time saving e sostenibilità
Gli strumenti di collaborazione digitale permettono ai team di lavorare in modo sincronizzato e in tempo reale, gestendo i flussi documentali in modo automatizzato. Per motivare i team che lavorano dislocati, da remoto, o che semplicemente scelgono di essere parte attiva di una cultura aziendale votata alla sostenibilità, possono senz’altro essere di supporto strumenti come digital mentorship, wiki, blog e forum autogestiti, che favoriscono lo scambio di idee a distanza, accelerando i processi di innovazione. Per esempio Microsoft, oltre all’architettura, mette a disposizione altri utili strumenti per rendere funzionale e accogliente l’ufficio digitale, come per esempio la possibilità di utilizzare tools per inserire aggiornamenti, news e attività da svolgere, con la possibilità di coinvolgere colleghi, fornitori e clienti.
Un approccio curioso, aperto alle innovazioni e alla semplificazione dei processi, unito all’expertise di personale specializzato e al consapevole utilizzo degli strumenti che la digital transformation mette a disposizione, può essere da solo la porta verso un importante risparmio di tempo e risorse.
In più, un building digitale può essere anche un valido strumento creativo di brainstorming, una lavagna in cui ciascuno può condividere suggerimenti per un miglioramento continuo dei processi.
Solo ciò che serve!
Il dono della sintesi è una inestimabile qualità ma per sintetizzare davvero, oltre a togliere quanto non è indispensabile, bisogna saper aggiungere ordine e struttura alle informazioni. Bisogna fornire una chiave interpretativa, mettere in evidenza il senso complessivo di ciò che si è sintetizzato. Un buon riassunto è una faccenda di tecnica, e rende più semplice l’apprendimento di materiale complesso o dati numerosi. Una buona sintesi ha anche una componente creativa: rende non solo più “maneggevoli” le informazioni ma ne estrae le relazioni e le “illumina” nel loro complesso.
I digital workplaces sono allenatori esperti del dono della sintesi in quanto rendono semplice scambiarsi e recuperare solo le informazioni e i materiali che servono. Inoltre in un’azienda con un approccio digital i dipendenti possono essere produttivi anche in un’area break o in una sala riunioni.
Per le aziende questo si traduce in una razionalizzazione dei consumi e in un parallelo aumento della soddisfazione per i dipendenti, lasciati liberi di scegliere le migliori modalità e i migliori contesti di lavoro. Gli ambienti di lavoro digitali destano inoltre maggiore attrattività per i talenti e conferiscono alle aziende una migliore reputazione. Le aziende che sostengono modalità di lavoro più moderne, collaborative e sostenibili risultano infatti più attrattive non solo per i Millennials e Generazione Z ma anche per i loro colleghi meno giovani, i cosiddetti Baby Boomers (sul tema dell’attrattività e dell’Employer branding, tra l’altro, trovate un approfondimento nel nostro articolo Employer branding: non è solo una questione di attrattività). Gli ambienti digitali, dal canto loro, si rivelano particolarmente adatti a comunità e team trasversali. Li rendono infatti più produttivi e restituiscono il tempo che per anni hanno loro sottratto le estenuanti ricerche di faldoni perduti e la scrittura di lunghissime e noiosissime mail esplicative.
Rita Obliato, Training Project Manager, Mylia